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5 façons d’utiliser une salle de données virtuelle en 2022

by Amorette Goddu


Une solution commerciale capable de résoudre plusieurs problèmes est ce que chaque entreprise souhaite. Toutes les organisations ne peuvent pas se permettre d’avoir « assez de fonds » pour tout. Cependant, une salle de données virtuelle peut être une solution à divers problèmes commerciaux. Par exemple, les entreprises peuvent utiliser un logiciel de salle de données pour le partage de fichiers, le stockage de données, les réunions en ligne, l’exécution de transactions, l’audit et la communication. Oui, vous pouvez utiliser un VDR à toutes ces fins.

En savoir plus ici comment vous pouvez utiliser le logiciel de salle de données en ligne.

5 façons d’utiliser les salles de données virtuelles

Une salle de données électroniques peut être utilisée pour;

1 – Stockage des données

À l’origine, les salles de données ont été créées en tant que référentiels de données en ligne, permettant aux entreprises de stocker leurs documents en un seul endroit. Il est important de mentionner qu’une salle de données électroniques est un lieu de stockage de données centralisé où vous pouvez stocker tout type de données dans n’importe quel format de données reconnu.

Le terme « centralisé » signifie que toutes vos données commerciales seront disponibles sur une seule plateforme ; vous n’avez pas besoin de bases de données distinctes pour différentes sections. Vos collaborateurs ou équipes métiers peuvent accéder aux documents requis depuis votre VDR.

De plus, le logiciel vdr rend le partage de données pratique et rapide. Un utilisateur de salle de données peut partager des fichiers avec un ou plusieurs utilisateurs, modifier ou annoter des documents (selon les paramètres d’autorisation d’accès), créer des liens de documents en direct et permettre à plusieurs utilisateurs de travailler sur le même document. En dehors de cela, le propriétaire d’un fichier ou l’administration VDR a le droit de révoquer l’accès au document à tout moment.

2 – Communication en ligne

Saviez-vous que les salles de données virtuelles sont l’un des canaux de communication les plus sécurisés ? Les e-mails étaient considérés comme les canaux de communication les plus sûrs dans le passé, mais des centaines d’escroqueries par e-mail étaient un point d’interrogation sur la crédibilité des fournisseurs de services.

Le logiciel de salle de données en ligne garantit que vous, vos employés ou vos équipes commerciales pouvez communiquer sans aucune crainte. En plus de stocker et de partager des documents, les utilisateurs de data room peuvent communiquer via différentes voies.

Par exemple, les VDR facilitent la communication individuelle via des services de messagerie instantanée. Les utilisateurs peuvent créer des groupes/salles de discussion, créer des sondages, organiser des réunions en ligne et même voter en ligne. De nombreux fournisseurs de salles de données virtuelles autorisent l’intégration de tiers (au cas où vous ne souhaiteriez pas utiliser d’outils de communication intégrés).

Les outils de conférence audio/vidéo sont extrêmement efficaces pour les réunions d’équipe à distance, les réunions d’investisseurs/parties prenantes et les réunions de conseil d’administration en ligne. De nombreux VDR disposent d’outils de réunion audio/vidéo HD.

3 – Diligence raisonnable

Les salles de données virtuelles sont des héros méconnus en matière de diligence raisonnable sur les introductions en bourse, les levées de fonds, les fusions et acquisitions et l’achat/vente d’actifs immobiliers commerciaux. La diligence raisonnable est l’étape la plus cruciale dans ce type de transaction commerciale, et c’est une étape où l’accès retardé aux données peut entraîner des échecs.

La diligence raisonnable est un processus complexe au cours duquel les sociétés acquéreuses ou les investisseurs vérifient et analysent les données commerciales de la société cible. Les entreprises ciblées hésitent souvent à partager leurs documents sensibles, notamment leurs secrets commerciaux, leurs conceptions de produits, leurs plans marketing, etc. Cela crée une situation d’incertitude des deux côtés.

Les salles de données en ligne aident les entreprises cibles à partager leurs données sensibles avec un contrôle total. Les entreprises cibles peuvent ajouter de nombreux acheteurs au VDR, télécharger tous les documents nécessaires de manière organisée et fournir un accès personnalisé aux différents acheteurs en fonction de leurs besoins.

De même, les acheteurs et les entreprises cibles peuvent communiquer au sein de salles de données virtuelles. Les acheteurs peuvent poser des questions lors de sessions de questions-réponses en direct et obtenir des réponses immédiatement. Ils peuvent ajouter des notes aux documents et demander des explications. Les deux parties peuvent également organiser des réunions audio ou vidéo et signer des accords au sein du VDR.

4 – Entreprise

Les entreprises peuvent utiliser un logiciel de salle de données électronique pour conclure des transactions en ligne. Par exemple, les sociétés immobilières utilisent les VDR pour l’achat/vente d’actifs immobiliers commerciaux. Les agents immobiliers peuvent ajouter des investisseurs et des vendeurs aux salles de données et leur permettre de communiquer librement. Pendant ce temps, les agents immobiliers peuvent collecter et vérifier tous les documents nécessaires, préparer des contrats/accords et même organiser des visites vidéo des actifs en question.

De même, les collectes de fonds peuvent attirer des investisseurs en rendant publiques les données des entreprises à l’aide de salles de données virtuelles. Les administrateurs de salles de données peuvent contrôler le flux de données et empêcher les fuites de données à l’aide des fonctions de sécurité de VDR.

5 – Présentation sécurisée des données

Les VDR sont très courants dans les entreprises pharmaceutiques et de R&D pour présenter des données aux investisseurs. Par exemple, si une entreprise pharmaceutique veut attirer des investisseurs pour un nouveau prototype ou une nouvelle formule, elle doit leur présenter tous les détails confidentiels.

Ces scénarios augmentent les risques de vol de données et une entreprise pharmaceutique peut perdre son avantage concurrentiel. Heureusement, les logiciels de salle de données en ligne peuvent aider à présenter les données de la manière la plus sécurisée. Les NDA, la révocation de l’accès aux documents, le mode « vue rapprochée », etc. empêchent la copie non autorisée des documents.

Top 5 des fournisseurs de salles de données virtuelles

En bonus, voici quelques-uns des meilleurs fournisseurs de data room virtuelles en 2022

  • iDeals
  • DealRoom
  • joyeux
  • SecureDocs
  • Firmex

Derniers mots

Les salles de données virtuelles sont des logiciels commerciaux multifonctionnels couramment utilisés pour le partage et la gestion des données, la communication commerciale en ligne, la gestion des transactions, la diligence raisonnable et la présentation des données. Le plus important est qu’ils conviennent à tout type d’entreprise.

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