Choisissez un fournisseur de salle de données


Les salles de données virtuelles sont les solutions commerciales les plus importantes utilisées dans les fusions et acquisitions modernes. Les clients, les avocats, les investisseurs, les propriétaires d’entreprise et les professionnels d’autres domaines utilisent un logiciel de salle de données pour stocker et partager des fichiers et des documents critiques pour l’entreprise. Par conséquent, il est impératif de choisir le bon fournisseur de salle de données virtuelle, car la sécurité de votre importante entreprise en dépend.

Il existe des centaines de fournisseurs de salles de données virtuelles sur le marché et le processus de sélection peut être très écrasant. Mais avec la bonne approche, ce processus peut être plus facile que vous ne le pensez.

Voici quelques éléments importants à prendre en compte avant de choisir votre fournisseur de salle de données virtuelle.

7 éléments importants à prendre en compte lors du choix d’un fournisseur de salle de données virtuelle

1. Sécurité

La sécurité des salles de données virtuelles passe toujours en premier ; il n’y a pas de compromis là-dessus. Lorsque vous comparez des salles de données virtuelles, gardez toujours ces éléments à l’esprit :

  • sécurité des données. Un fournisseur de salles de données virtuelles haut de gamme s’assure que vos données sont à l’abri des menaces externes et internes. Assurez-vous que le fournisseur propose des fonctionnalités de sécurité des données telles que la protection contre les utilisateurs non autorisés, les pare-feu réseau, la protection antivirus, le cryptage des données, etc.
  • Sécurité physique inclut la protection contre les catastrophes naturelles, les centres de données de qualité industrielle, les fonctions de sauvegarde des données, la redondance des données et l’accès biométrique.
  • Fonction de sécurité. C’est probablement la partie la plus importante de la section de sécurité. Essayez de rechercher autant de fonctions de sécurité que possible. Les exemples courants incluent la vérification en deux étapes, les délais d’inactivité, le contrôle d’accès, etc.

2. Contrôle d’accès aux documents

La direction et les utilisateurs de la data room doivent pouvoir contrôler les documents de la data room. Pour vous en assurer, voici quelques cases à cocher :

  • L’administrateur de la data room ou le créateur du fichier peut-il empêcher un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs de modifier, copier, modifier, télécharger ou imprimer tout document ?
  • Le créateur ou l’administrateur du fichier peut-il limiter l’accès d’une personne à n’importe quel document ?
  • La data room a-t-elle la fonction de filigrane numérique ?
  • Est-il possible de révoquer l’accès au document à tout moment ?
  • La gestion des salles de données peut-elle fixer des limites de temps pour l’accès des utilisateurs ?

3. Personnalisation

Certaines fonctionnalités des salles de données virtuelles peuvent généralement être classées comme standard, par exemple la vérification en deux étapes, le contrôle d’accès aux documents, le tatouage numérique, etc., et ne doivent pas être compromises.

Cependant, certaines entreprises ont besoin de services de data room sur mesure, adaptés à leurs besoins. Supposons qu’un fournisseur de data room propose trois plans tarifaires différents en fonction du nombre de fonctionnalités, mais aucun de ces forfaits ne répond à vos besoins. Votre prestataire de services est-il prêt à proposer une solution personnalisée ?

Il est important de noter que parfois des fonctionnalités supplémentaires mais inutiles peuvent compliquer les choses et vous devrez peut-être payer pour des avantages dont vous n’avez même pas besoin. Par conséquent, recherchez un fournisseur qui peut faire des ajustements en fonction de vos besoins.

En fait, un fournisseur de salle de données qui comprend vos besoins et fournit des informations et des recommandations utiles sera un bien meilleur choix. Enfin et surtout, recherchez un fournisseur de services qui apprécie les innovations et s’adapte en permanence aux normes de l’industrie.

4. Surveillance

Les outils de surveillance sont indispensables dans tout logiciel de salle de données en ligne. Vous avez besoin d’un fournisseur de salle de données virtuelle qui vous donne la liberté de surveiller chaque activité dans votre salle de données. Si les outils de monitoring sont importants, garder un œil sur tout devient obligatoire si vous utilisez votre data room pour des transactions complexes.

Par conséquent, la salle de données que vous choisissez doit :

  • Générer des rapports d’audit seconde par seconde ; qui a accédé ou modifié quoi, quand et où.
  • Fournir une fonction d’enregistrement d’écran afin que vous puissiez enregistrer des conversations, des transactions ou des réunions importantes.

5. Service client

Une salle de données électronique avec toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin est inutile si le fournisseur n’a pas un bon service client. Le service client ne consiste pas seulement à mettre en place votre salle de données ou à fournir une formation de base à vos employés.

Les entreprises ont l’intention de travailler avec des fournisseurs de salles de données virtuelles qui peuvent collaborer à long terme. Il est tout à fait possible que vous rencontriez de temps à autre des difficultés techniques. Pouvez-vous compter sur le service client pour vous aider de toutes les manières possibles ?

6. Trajectoire

La vérification de l’historique des fournisseurs devrait être une section obligatoire dans votre comparaison de data room. De plus, il est important de noter que différents fournisseurs de salles de données proposent des solutions conçues pour un secteur spécifique.

Par exemple, certains fournisseurs de VDR comme Intralinks, DealRoom, Firmex, etc. se spécialisent dans les salles de données M&A, tandis que les salles de données comme iDeals conviennent aux petites, moyennes et grandes entreprises.

Par conséquent, pour vous assurer que le processus de révision de votre salle de données est efficace, procédez comme suit :

1. Choisissez uniquement les solutions qui ont une expérience décente dans votre secteur
2. Lisez les avis en ligne de sites Web de confiance tels que G2, Capterra, https://datarooms-review.com/etc.
3. Obtenez des conseils professionnels d’experts de l’industrie

7. Prix et essais gratuits

Les essais gratuits sont indispensables ; Sans exception. Ils vous donnent une expérience pratique pour évaluer si une salle de données répond ou non à vos besoins. Enfin, recherchez des fournisseurs de salles de données virtuelles qui peuvent vous proposer des modèles de tarification transparents et personnalisables, ainsi que des essais gratuits par la suite, d’une durée de 14 à 30 jours.

résumant

Le logiciel de salle de données en ligne est essentiellement un atout commercial qui vous aidera à atteindre vos objectifs à l’avenir. Considérez donc cela comme un investissement et faites des recherches et une planification appropriées. Choisissez un fournisseur de salle de données virtuelle qui facilite la collaboration à long terme. Les conseils mentionnés ci-dessus peuvent faciliter votre processus de sélection.
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